VĂN PHÒNG UBND & HĐND
Văn phòng HĐND &UBND 31/03/2010
I . QUY ĐỊNH CHUNG
1. Mục đích và phạm vi áp dụng
1.1 Quy định này quy định rõ nhiệm vụ, tổ chức và trách nhiệm của từng vị trí công tác trong Văn phòng HĐND-UBND huyện Thanh Trì
1.2 Áp dụng đối với Văn phòng HĐND-UBND huyện Thanh Trì
I I. NỘI DUNG QUY ĐỊNH
1. Nhiệm vụ Văn phòng HĐND-UBND huyện Thanh Trì
- Văn phòng HĐND-UBND huyện Thanh Trì là cơ quan chuyên môn, có nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực công tác của HĐND và UBND huyện. Văn phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của UBND huyện.
- Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng; tổ chức Văn phòng gồm có: Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các bộ phận, các tổ chuyên môn và các chuyên viên, cán sự, nhân viên thuộc Văn phòng.
- Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng: Được thực hiện theo quy định tại Điều 6 Quyết định số 92/2001/QĐ-UB ngày 23/10/2001 của UBND Thành phố Hà Nội>
2. Nhiệm vụ từng vị trí
2.1Chánh văn phòng UBND huyện:
2.1.1 Chánh văn phòng là thủ trưởng đơn vị, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được UBND Thành phố, HĐND & UBND huyện quy định:
- Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Văn phòng trước HĐND & UBND huyện.
2.1.2 Chánh Văn phòng có nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND về công việc được phân công phụ trách đồng thời tham gia giải quyết công việc chung của ủy ban nhân dân, cùng các thành viên khác của ủy ban nhân dân huyện chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND huyện trước HĐND huyện và UBND Thành phố; thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền quản lý Nhà nước được giao trên địa bàn và các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chủ tịch UBND huyện, chịu sự kiểm tra, hướng dẫn, chỉ đạo về công tác chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND Thành phố.
- Tham dự đầy đủ các phiên họp ủy ban nhân dân, trường hợp vắng mặt phải báo cáo và được sự đồng ý của Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện; tham gia ý kiến và biểu quyết về các vấn đề thảo luận tại phiên họp ủy ban nhân dân huyện; tham gia ý kiến đối với các thành viên khác của ủy ban nhân dân huyện; Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc ủy ban nhân dân huyện để xử lý các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách hoặc các vấn đề thuộc chức năng quản lý của đơn vị mình phụ trách. Giải quyết những kiến nghị của tổ chức, cá nhân liên quan đến chức năng, thẩm quyền quản lý của sơ quan, đơn vị mình; Trình Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện những việc vượt thẩm quyền hoặc những việc đã phố hợp giả quyết những ý kiến chưa thống nhất;
- Chấp hành các quyết định, chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện; trường hợp thực hiện chậm hoặc chưa thực hiện được phải kịp thời báo cáo và nêu rõ lý do. Chủ động đề xuất, tham gia ý kiến về những công việc chung của UBND huyện và thực hiện các nhiệm vụ công tác theo phân công của Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện và sự phân công của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn Thành phố;
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác; báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của ủy ban nhân dân huyện và các báo cáo khác của UBND huyện theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND huyện. Kiểm tra đôn đốc các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của UBND huyện. Xây dựng, trình UBND huyện thông qua và giúp UBND huyện kiểm tra, đôn đốc tổng kết việc thực hiện Quy chế phối hợp công tác giữa UBND huyện với Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, Tòa án nhân dân, VKSNS, Ủy ban MTTQ Việt Nam, các đoàn thể nhân dân cùng cấp;
- Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của ủy ban nhân dân, tổ chức việc thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của ủy ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện;
- Tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính Phủ và các Quyết định của UBND Thành phố vè việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế "một cửa" tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương; tổ chức bộ phận tiếp nhận, giả quyết và trả kết quả theo cơ chế "một cửa" của ủy ban nhân dân huyện;
Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND huyện, Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, UBND và Chủ tịch UBND huyện;
- Tổ chức thực hiện các Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định của Đảng, Nhà nước, Thành phố và của Huyện ủy, HĐND, UBND huyện. Trực tiếp chỉ đạo các công việc trọng tâm, trọng điểm của Văn phòng; chủ trì các cuộc họp tông kết, đánh giá công tác hàng tháng, quý,năm... và nhiệm vụ trọng tâm, dột xuất của Văn phòng. Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, cán bộ; công tác thi đua khen thưởng, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng.
- Chỉ đạo công tác tổng hợp tình hình hoạt động của HĐND, UBND huyện; Điều hòa, phối hợp giữa các Phó Văn phòng, các bộ phận, các tổ chức chuyên môn, các chuyên viên và các nhân viên của Văn phòng, đảm bảo mọi hoạt động cảu Văn phòng được thống nhất,đạt hiệu quả cao.
- Chánh Văn phòng ký các văn bản theo ủy quyền của Thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, gồm:
+ Thừa lệnh HĐND, UBND huyện ký các văn bản ban hành chính thông thường dể đôn đốc các ngành, các cơ sở chuẩn bị đề án, các văn bản trình HĐND, UBND huyện; thực hiện các Nghị quyết, Chỉ thị của HĐND,UBND huyện; thông báo những ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND,UBND, của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện gửi các ngành, các cơ sở để thực hiện; sao văn bản, ký giấy giới thiệu cho cán bộ thuộc cơ quan UBND huyện hoặc các cơ sở để liên hệ giao dịch công tác.
+ Ký các báo cáo, thông báo về công tác tổ chức cán bộ, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật thuộc Văn phòng gửi cấp trên và các cấp, các ngành.
- Được UBND huyện ủy nhiệm quản lý việc thu, chi ngân sách của cơ quan UBND huyện theo quy định của pháp luật và sự chỉ đạo trực tiếp của đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách tài chính, ngân sách.
- Chịu trách nhiệm về an toàn, an ninh trật tự của cơ quan và bảo vệ bí mật thông tin, tài liệu của cơ quan.
- Khi được Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện ủy nhiệm có thể chủ trì, tổ chức cuộc họp với các phòng, ban với các cơ sở để giải quyết một số công việc của UBND huyện.
- Chánh Văn phòng phân công các Phó Văn phòng giúp Chánh Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ trên. Khi Chánh Văn phòng đi công tác vắng, ủy quyền cho Phó Văn phòng giải quyết công việc của Chánh Văn phòng phụ trách.
2.2. Các Phó Văn phòng
2.2.1 Trách nhiệm và quyền hạn của Phó Văn phòng:
- Giúp việc Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND và Chánh Văn phòng về những công việc được phân công; Chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra giám sát, đánh giá kết quả công tác của các bộ phận, các tổ chức chuyên viên, cán sự, nhân viên Văn phòng.
- Có trách nhiệm tham gia với Chánh Văn Phòng trong việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch công tác của Văn phòng như: Sắp sếp bộ máy, bố trí phân công cán bộ, chế độ làm việc, sinh hoạt, học tập của Văn phòng.
- Trực tiếp báo cáo và làm việc với Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND và các thành viên UBND huyện để giải quyết những công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, đồng thời thực hiện chế độ báo cáo Chánh Văn phòng để biết và chỉ đạo chung.
Trong quan hệ giải quyết công việc, các Phó Văn phòng phát huy và đề cao vai trò, trách nhiệm cá nhân, chủ động phối hợp, bàn bạc thống nhất đảm bảo mọi công việc của Văn phòng và việc mình được phân công phụ trách để giải quyết nhanh chóng, kịp thời, không chồng chéo hay bỏ sót.
- Khi giải quyết công việc có liên qua đến các công việc khác hoặc vượt quá thẩm quyền thì trao đổi với Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng có liên quan hoặc xin ý kiến Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện.
- Phó Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung, thể thức các văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách do các ngành chuyên viên Văn phòng soạn thảo trước khi trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND; chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản, giấy tờ mình ký thuộc thẩm quyền.
- Phó Văn phòng tham dự và chịu trách nhiệm về những ý kiến giải quyết của mình tại các cuộc họp, hội nghị thuộc lĩnh vực mình phụ trách hoặc được Chánh Văn phòng phân công.
2.2.2 Thẩm quyền ký văn bản:
- Các Phó Văn phòng được thừa lệnh Thường trực HĐND, UBND huyện ký các thông báo, các công văn hành chính thông thường để truyền đạt những ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND, của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện theo sự phân công của Chánh Văn phòng; Ký sao các văn bản hành chính của cấp trên, của HĐND & UBND huyện thuộc lĩnh vực được phân công, Phó Văn phòng phụ trách tổng hợp thừa lệnh UBND huyện ký báo cáo tuần, báo cáo tháng, quý gửi Huyện ủy và các cấp để báo cáo.
- Ký thay Chánh Văn phòng những báo cáo, thông báo, tờ trình, công văn của Văn phòng thuộc lĩnh vực công tác được phân công.
- Trường hợp Phó Văn phòng đi công tác, báo cáo Chánh Văn phòng phân công Phó Văn phòng khác giải quyết thay phần việc mà Phó Văn phòng đó phụ trách.
2.3 Trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc của các bộ phận, các tổ chuyên môn, nghiệp vụ, các chuyên viên, cán sự, nhân viên thuộc Văn phòng:
- Văn phòng có Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả giả quyết hồ sơ hành chính; tổ Tổng hợp; tổ lái xe; tổ Văn thư lưu trữ, tổ Đánh máy, tổ Phục vụ các chuyên viên phụ trách công nghệ thông tin; Các tổ có tổ trưởng do Chánh Văn phòng chỉ đạo. Tổ trưởng không phải là cấp trung gian giữa cán bộ lãnh đạo văn phòng nhưng là người chịu trách nhiệm trước Chánh, Phó Văn phòng về tổ chức lao động chấp hành nội quy, quy chế, đôn đốc công việc các thành viên trong tổ, sinh hoạt chuyên môn, bình bầu thi đua, khen thưởng và thông báo các thông tin, chỉ đạo của cấp trên.
2.3.1 Phạm vi, trách nhiệm chế độ làm việc của chuyên viên, nhân viên:
- Có trách nhiệm giúp Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các lãnh đạo Văn phòng thường xuyên nắm tình hình hoạt động của các phòng, ban, ngành, các xã, thị trấn thuộc lĩnh vực được phân công, theo dõi. Phát hiện đề xuất các biện pháp xử lý các vấn đề cụ thể giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND và Văn phòng, hướng dẫn đôn đốc các ngành, các cơ sở thực hiện tốt các Nghị quyết, Chỉ thị của Nhà nước, Thành phố và huyện.
- Làm việc trực tiếp Thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện về công tác chuyên môn được phụ trách, chịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản theo ý kiến chỉ đạo của HĐND, UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng xem xét,, thẩm tra các đề án,văn bản do các ngành, các cơ sở trước khi thông qua lãnh đạo Văn phòng trình Thường trực HĐND, UBND huyện xem xét, quyết định.
- Hoàn thành tốt nhiệm cụ được lãnh đạo Văn phòng phân công đảm nhiệm; Phối hợp, trao đổi, cộng tác với đồng nghiệp khác trong Văn phòng để giải quyết công việc; được phép yêu cầu, trao đổi với các phòng, ban, các cơ sở cung cấp thông tin, tư liệu, tài liệu cần thiết liên quan đến công việc được giao, tham gia với các phòng, ban, cơ sở cùng thực hiện đúng các thủ tục, các quy định về đề án, văn bản, hồ sơ, tài liệu,trình tự xử lý văn bản theo quy định của nhà nước và UBND huyện.
- Có thể được tham gia dự các cuộc họp của HĐND, UBND huyện, các cuộc họp do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Chánh, Phó Chánh, các ban, ngành chủ trì bàn vè các nhiệm vụ có liên quan đến nhiệm vụ được phân công.
- Chánh, Phó Văn phòng và các chuyên viên của Văn phòng phụ trách các mặt công tác có trách nhiệm phối hợp với cán bộ tiếp dân của Thanh tra huyện để tiếp dân về những vụ việc được phân công.
2.4. Trách nhiệm, chế độ giải quyết công việc của Tổ Tổng hợp:
2.4.1. Tổ Tổng hợp:
Do đồng chí Phó Văn phòng phụ trách; Căn cứ vào các quy định của Pháp luật, các chỉ thị, kiến nghị của Huyện ủy, UBND, HĐND huyện; căn cứ vào yêu cầu công tác và ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND và đề xuất của các ngành, các cơ sở cần ghi vào dự thảo chương trình công tác của HĐND, UBND (tuần, tháng, quý, năm) báo cáo Chánh Văn phòng trình Thường trực HĐND, UBND huyện quyết định.
- Tổ Tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp các nội dung hoạt động của Thưởng trực HĐND, UBND huyện, dự thảo các báo cáo tuần, tháng, quý, năm trình lãnh đạo ký. Báo cáo tuần gửi Huyện ủy – HĐND – UBND huyện chậm nhất vào thứ 6, báo cáo tháng gửi vào ngày 18 hàng tháng, báo cáo quý gửi vào ngày 15 tháng cuối quý, báo cáo năm gửi vào đầu tháng 12 để thông qua UBND huyện.
- Chuẩn bị nội dung, chương trình các cuộc họp UBND huyện và các cuộc họp giao ban do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện chủ trì.
- Chuẩn bị nội dung, báo cáo, công văn, thông báo . . .đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Huyện ủy – HĐND – UBND huyện.
2.4.2. Tổ Tổng hợp các chuyên viên:
Có liên quan chuẩn bị tài liệu, giấy mời họp gửi các thành viên UBND, các phòng, ban, ngành và các cơ quan có liên quan. Các tài liệu, đề án, văn bản dự thảo cần thông qua tại phiên họp phải được gửi trước 3 ngày trước khi họp (trừ trường hợp đột xuất).
- Phối hợp với tổ tài vụ, các phòng có liên quan đảm bảo phục vụ cuộc họp có hiệu quả, ghi biên bản cuộc họp, soạn thảo thông báo kết luận tại cuộc họp, thông báo kết luận tại phiên họp và theo dõi, đôn đốc kiểm tra thực hiện nghị quyết của các cuộc họp, phiên họp.
2.4.3. Các cuộc họp chuyên đề do Chủ tịch UBND hoặc từng đồng chí Phó Chủ tịch UBND duy trì, chuyên viên được theo dõi phụ trách công việc (nếu chưa có chuyên viên thì đồng chí Chánh, Phó Văn phòng) có trách nhiệm phối họp với các ngành chuẩn bị tài liệu, giấy mời, có trách nhiệm ghi biên bản, dự thảo các văn bản (nếu được giao).
2.5. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC :có trách nhiệm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC theo Quy chế một cửa được ban hành theo Quyết định 181/QĐ-TTG của Thủ tướng Chính phủ, Quyết định 156/QĐ-UB của UBND Thành phố và Quyết định ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của UBND huyện; kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của HSHC. Nếu hồ sơ hành chính không hợp pháp thì từ chối việc tiếp nhận hố sơ để công dân, tổ chức không phải đi lại nhiều lần; Nếu HSHC chưa hợp lệ, chưa đầy đủ thì hướng dẫn cho công dân, tổ chức hoàn thiện HSHC cho hợp lệ và đầy đủ; viết và ký giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho công dân, tổ chức; viết phiếu chuyển giao giữa Bộ phận tiếp nhận HSHC với các phòng ban chuyên môn; đôn đốc phòng chuyên môn trả kết quả thụ lý HSHC đúng thời gian quy định; lưu trữ hồ sơ khi thủ tục hành chính đã giải quyết xong trả kết quả và hướng dẫn công dân nộp lệ phí theo quy định.
2.6. Ban hành văn bản của UBND huyện:
- Khi những vẫn đề đã được UBND huyện họp bàn và giải quyết định phải được ghi đầy đủ vào Nghị quyết cuộc họp và được thể chế bằng văn bản (quyết định, chỉ thị, thông báo). Chuyên viên theo doi cùng với ngành có liên quan có trách nhiệm chỉnh lý văn bản dự thảo theo kết luận của chủ tọa phiên họp, thông qua Chánh, Phó Văn phòng trước khi trình ký và ban hành theo đúng thời gian và quy chế làm việc của UBND huyện.
- Văn bản của UBND huyện do các phòng, ban, ngành, xã, thị trấn dự thảo đều phải thông qua chuyên viên theo dõi hoặc lãnh đạo Văn phòng thẩm định trước khi báo cáo CHủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực lý ban hành. Văn bản pháp quy phải có ý kiến thẩm định của đồng chí Trưởng, Phó phòng tư pháp.
2.7. Kiểm tra đôn đốc thực hiện các quy định, ý kiến chỉ đạo UBND huyện:
- Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ chỉ đạo, lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị và ý kiến chỉ đạo của UBND, của Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực công tác; Tổ Tổng hợp của Văn phòng xây dựng kế hoạch phối hợp với các ngành, các phòng ban tiến hành kiểm tra việc thi hành các quyết định, chỉ thị tại các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn nhằm phát hiện, đề xuất biện pháp tháo gỡ những khó khăn vướng mắc của ngành của sở. Đồng thời kiến nghị UBND huyện bổ sung, sửa đổi nội dung tại các quyết định, chỉ thị đã ban hành cho phù hợp với chủ trương chính sách mới và tình hình thực tế.
- Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra đôn đốc đối với các quyết định, công văn có liên quan đến nhiều ngành, nhiều cơ sở để tổ chức thực hiện, những việc trong tâm, những công tác lớn của UBND.
2.8. Công tác thông tin báo cao:
Các chuyên viên theo dõi các lĩnh vực công tác có trách nhiệm phản ánh công việc thuộc phạm vi được phân công theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ của các phong ban, của UBND các xã, thị trấn để báo cáo tuần, tháng, quý, năm theo quy chế của UBND huyện.
2.9. Quản lý công văn giấy tờ:
Thực hiện theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều kiện của pháp lệnh văn thư lưu trữ quốc gia.
2.9.1. Tổ văn thư:
có trách nhiệm quản lý, tiếp nhận, vào sổ theo dõi các loại công văn, giấy tờ nhận theo quy định, chuyển công văn đi, đến đúng địa chỉ, đúng người có trách nhiệm xử lý giải quyết công việc đảm bảo thời gian và giữa gìn bí mật nội dung văn bản.
2.9.2. Những công văn ghi đích danh người nhận người thì văn thư ghi vào sổ và chuyển nguyên bì cho người có tên ghi trên bì công văn.
Những công văn do cán bộ lãnh đạo, chuyên viên nhận trực tiếp từ Thành phố, các ban, ngàng, các xã để phải vào sổ đăng ký tại tổ Văn thư đề làm thủ tục theo quy định. Những công văn chưa qua văn thư mà đã có ý kiến của đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện đều được chuyển tại văn thư để đăng ký vào sổ.
2.9.3. Những văn bản có yêu cầu sao lục:
Chánh, Phó Văn phòng lập phiếu ghi rõ số lượng bản, độ khẩn, độ mật, nơi nhận, chuyển văn thư sao gửi. Văn thư chỉ được đóng dấu các văn bản ban hành đúng thể thức, chỉ gửi đến cơ quan, người nhận văn bản được ghi tại văn bản đó, không được gửi cho những cơ quan, những người không có tên được ghi trong mục “nơi nhận”.
2.9.4. Tuyệt đối cấm đóng dấu phân phát ra ngoài những văn bản có bút tích xử lý của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện được ghi bên lề công văn. Những ý kiến đó phải được thể chế hóa bằng văn bản khi chuyển đến các cơ quan, cá nhân có liên quan.
2.9.5. Trước khi ban hành văn ban phải kiểm tra lại thể thức như:
- Trích yếu, số, ngày, tháng, năm chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản. Nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục pháp hành ngay trong thời hạn 2 ngày, văn bản khẩn, hỏa tốc phát hành theo yêu cầu và độ khẩn của văn bản.
- Con dấu do văn thư quản lý, dử dụng: Người quản lý dấu có trách nhiệm quản lý chặt chẽ tuyệt đối không được trao dấu cho bất ky ai. Chỉ trao dấu cho người khác khi được sư thống nhất đồng ý bằng văn bản của Chánh Văn phòng và phải có biên bản bàn giao. Tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ trên bất kỳ loại công văn, tài liệu giấy tờ.
- Giấy giới thiệu của UBND do văn thư quản lý, chỉ được cấp giấy giới thiệu khi có lệnh của UBND, của Chánh, Phó Văn phòng.
2.9.6. Lưu trữ công văn:
- Văn thư phải lưu trữ bản ký gốc, chuyên viên hoặc các phòng ban giữ bản chính hoặc bản sao và các bản thảo các văn bản do UBND huyện ký ban hành.
- Tất cả các văn bản của Đảng, Nhà nước, Thành phố gửi đến UBND huyện, văn thư lưu giữ bản chính. Nếu cần thì Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các phòng, ban nghiệp vụ, chuyên viên lưu trữ bản sao.
- Cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm các quy định và điều lệ công văn, giấy tờ bảo mật phòng gian, chế độ bảo mật tài liệu. Tuyệt đối không cung cấp thông tin. Tài liệu cho cá nhân, đơn vị ngoại cơ quan khi chưa được phép của lãnh đạo/
- Khi chuyển công tác hay nghỉ việc phải bàn giao đầy đủ công văn tài liệu cho người mới thay mình hoặc nộp lại cho lưu trữ.
2.9.7. Đánh máy – in tài liệu: Cán bộ, nhân viên đánh máy in tài liệu phải thực hiện nghiêm túc công các quy định sau:
- Công văn, tài liệu trước khi đánh máy, soạn in phải có ký duyệt của Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực công tác hoặc người ký văn bản đó.
- Tài liệu đưa đánh máy, in phải được viết rõ ràng dễ đọc không tẩy xóa, không viết chữ tắt những chứ không thông dụng để trách nhầm lẫn, sai sót.
- Kiểm tra tài liệu đã đánh máy trước khi chuyển cho người soạn thảo văn bản soát xét lần cuối trước khi trình ký.
- Vào sổ theo dõi và yêu cầu người nhận ký trước khi trả tài liệu đã đánh máy hoặc in.
- Không để người không có nhiệm vụ sử dụng máy tính, máy in và máy photocopy.
- Trả tài liệu đánh máy thông thường trong thời hạn 3 ngày, những văn bản khẩn trương thì phải đáp ứng theo yêu cầu khi có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng
2.10. Việc trình ký văn bản:
Văn bản của UBND huyện trước khi trình ký, chuyện viên (cán bộ soạn thảo văn bản) phải đọc kỹ, lãnh đạo phòng ban chuyên môn phải ký tắt vào góc phải, phần thẩm quyền của người ký văn bản, sau đó mới trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND ký chính thức. Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì phải qua thẩm định của lãnh đạo Phòng Tư pháp và qua Chánh Văn phòng ký tắt rồi mới trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND ký chính thức.
2.11. Chế độ quản lý, bảo vệ cơ quan:
- Đảm bảo thường trực, bảo vệ cơ quan 24/24 giờ, các phòng, ban, làm việc phải thường xuyên có người trực đúng giờ làm việc. Khi ra khỏi phòng phải khóa cửa.
- Làm việc ngoại giờ, ngày lễ, ngày nghỉ phải được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng và thông báo cho bảo vệ cơ quan khi vào và khi ra khỏi cơ quan.
- Mọi công chức, viên chức phải thực hiện chế độ bảo vệ của công, thực hiện tiết kiệm như: tắt các thiết bị điện, khóa cửa khi ra về, không dùng điện thoại cơ quan vào việc riêng; gọi điện thoại ra ngoại tỉnh vào mạng di động phục vụ công tác phải được sự đống ý của lãnh đạo UBND hoặc lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo các phòng, ban.
- Người ngoài cơ quan không được tự ý vào phòng máy chủ và các máy tính, máy photocopy; không được tự ý sử dụng điện thoại cơ quan.
- Không được mang tài sản công ra khỏi cơ quan. Khi cần thiết phải được sự đồng ý (bằng giấy) của lãnh đạo Văn phòng; không tự tiện di chuyển các phương tiện, dụng cụ từ phòng náy sang phòng khác.
- Thực hiện nếp sống văn minh trong cơ quan, không hút thuốc trong phòng họp, phòng làm việc, có ý thức phòng chống cháy nổ, để xe đúng nới quy định, đảm bảo vệ sinh môi trường cảnh quan sạch đẹp trong phòng làm việc và trong cơ quan.
2.12. Sử dụng xe ô tô:
- Người có trách nhiệm quản lý và lái xe phải tổ chức quản lý và đản bảo giữ gìn xe ô tô luôn sạch sẽ, phải bảo dưỡng xe đúng quy định, đảm bảo chất lượng xe tốt, phục vụ kịp thời mọi hoạt động của Thường trực HĐND, UBND và các phòng ban (có quy chế quản lý và sử dụng xe).
- Các phòng ban thuộc UBND có nhu cầu sử dụng xe ô tô đi công tác ngoài huyện hay tỉnh phải được sự đồng ý của đồng chí phụ trách khối, cần đăng ký trước 2 ngày (Trừ trường hợp đột xuất).
- Lái xe đảm bảo làm việc và đi công tác đúng giờ theo yêu cầu của Thường trực HĐND, UBND và lãnh đạo Văn phòng. Nghiêm cấm lái xe uống rượu, bia trước và trong khi lái xe.
- Nếu do phóng nhanh, vượt ẩu, uống rượu bia không làm chủ được tốc độ gây tai nạn hoặc quản lý xe không tốt dẫn đến hư hỏng, mất mát thì lái xe phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi thường thiệt hại.
- Ngoại thời gian lái xe, phải thường xuyên có mặt tại cơ quan để sãn sàng nhận nhiệm vụ khi có yêu cầu; nếu có công việc cần ra khỏi cơ quan phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng; phải thường xuyên mang theo điện thoại di động; khi gọi đi công tác vì lý do nào đó mà không đáp ứng được phải tìm cách gọi ngay cho người gọi biết.
- Thực hiện chế độ trực lái xe khi có yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng.
2.13. Cán bộ công chức Văn phòng được phân công làm nhiệm vụ công nghệ thông tin :
Có trách nhiệm tham mưu Chánh Văn phòng quản lý máy vi tính và triển khai ứng dụng CNTT hàng năm; hỗ trợ các phòng, ban thuộc cơ quan trong việc triển khai, sử dụng máy vi tính.
2.14. Cán bộ công chức Văn phòng được phân công làm nhiệm vụ trực tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC:
Có nhiệm vụ giúp đồng chí Phó Chánh Văn phòng phụ trách bộ phận và đồng chí Chánh Văn phòng HĐND – UBND huyện trong việc tiếp nhận hố sơ và trả kết quả giải quyết TTHC.
- Cán bộ công chức Văn phòng được phân công làm nhiệm vụ phục vụ điện nước có nhiệm vụ quét dọn vệ sinh sạch sẽ các phòng họp, hội trường. các phòng làm việc của lãnh đạo HĐND – UBND huyện, chăm sóc bồn hoa, cây cảnh, cung cấp điện nước cho hoạt động chung cơ quan.
2.15. Lịch sinh hoạt của Văn phòng được quy định như sau:
- Lãnh đạo Văn phòng thực hiện chế độ giao ban hàng tuần vào buổi sáng thứ hai, khi cần thiết có thể họp đột xuất.
- Lãnh đạo Văn phòng phụ trách các bộ phận, các Tổ, tổ chức họp giao ban hàng tuần với các chuyên viên và cán bộ viên chức để kiểm điểm, phổ biến công tác trong tuần.
- Sáng thứ hai đầu tiên trong tháng lãnh đạo Văn phòng họp với cán bộ công nhân viên chức của Văn phòng để kiểm điểm kết quả công tác và báo cáo kế hoạch công tác trong tháng.
- Hàng năm toàn thể công chức lãnh đạo Văn phòng họp với cán bộ công nhân viên chức của Văn phòng để kiểm điểm kết quả công tác và báo cáo kế hoạch công tác trong tháng.
- Hàng năm toàn thể công chức, viên chức họp đề đánh giá ý thức chấp hành chính sách pháp luật của Nhà nước, kết quả công tác, tinh thần kỷ luật, tinh thần phối hợp công tác, tính trung thực trong công tác, đạo đức lối sống, tinh thần học tập, tinh thần thái độ phụ vụ nhân dân. Sau khi lấy ý kiến của tập thể, lãnh đạo Văn phòng đánh giá để lưu vào hồ sơ công chức bàn giao đầy đủ công văn tài liệu